流通・小売業の方へ

発注業務にFAXの手軽さと機動性を活用： EDIとの併用で取引先の満足度向上へ

EDIシステムの再構築の一環として、FAX配信システムの刷新を検討

A社では発注処理の自動化と効率化を目指し、主要取引先とはEDI（企業間の電子データ交換）を導入し、日々増加する取引先へ迅速に対応するため、FAXによる発注も行っていました。しかし発注が増えるに従い、既存のFAXシステムが悲鳴を上げ、当時FAXシステムで発注明細をすべて送り終えるのに、日によっては2時間以上もかかっていました。　こうした中、生鮮食品を取り扱う企業として、このタイムロスは無視できない状況となり、さらには配信状況の把握にも時間がかかり、取引先からの問い合せ応対に、かなりの手間と時間がかかっていました。　こうした問題を解消するために、同社はFAX配信システムの刷新に踏み切りました。

帳票FAXサービス採用の決め手は信頼性と専業の強み

A社は、FAXサービスを提供する複数の企業に入札を依頼しなかで、選ばれたのがオープンテキストのFAXソリューション「帳票FAXサービス」でした。決め手はこれの３点でした。・クラウド型ならではの初期導入コストの低さと、稼動までの期間の短さ。・専業ベンダーとして、高品質なサービスを提供してきた実績と経験を総合的に評価。・充実したバックアップ体制。生鮮食品はで最も重要なのが鮮度です。この受発注システムの生命線は迅速性と信頼性であり、万一システムが停止すれば、店舗に商品が並ばないことになりかねません。そういった中、海外にバックアップを持つオープンテキストは、非常に短時間でトラブルから復帰できるという、これまでのシステムにない特長を提供しました。9月に「帳票FAXサービス」の採用が決定し、2ヶ月後の11月には予定通り運用を開始しました。

EDIシステムを補完する帳票FAXサービス

現在、A社ではEDIや専用ウェブサイトによるオンライン発注に注力していますが、EDIの導入は取引先にも投資が必要になるため、全ての取引先には依頼できません。その場合に最適なのがFAXによる取引です。その場で商談する仲卸業者にとっては、受け取ったFAXを発注用紙として、すぐに生産者に転送できるので、FAXの特徴を効果的に活用することが可能です。　一方で、EDI導入が進むに従い、減少すると予測していたFAX配信は、顧客ニーズの多様化により小ロット多品種の発注が増えたことで増加していきました。　また、EDIで取引している先にも、バックアップとしての利用も可能になりました。

作業時間とコストを大幅に削減

これまで２時間近くかかっていた週間発注情報の配信が、たった30分で済むようになり、FAX配信のコストも大幅に低減。　FAX不達などのトラブルもほとんどなく、発注業務全体にかかわる時間が劇的に短縮されました。

EDI推進と高信頼FAX配信サービスでさらなる効率化

A社では、発注業務のさらなるスピードアップと効率化とを目指し、積極的なEDI化の推進とともに、多岐にわたる取引先に確実に発注するために、高信頼なFAX配信サービスも非常に重要な構成要素となりました。
「トラブルと呼べるようなものはここ数年一度も起きていません。仮にトラブルが発生してもオープンテキストは連絡体制がしっかりしていますし、障害時の対応も明確に定めているので安心です」と担当者は言います。